ERP的主要作用即是对公司信息的联系，而信息的载体和表达都要通过数据完结。对项目施行来讲，根底数据的预备作业难度最大。

首要，根底数据触及面广，涵盖了公司中一切可见信息和不可见信息。物料基本信息，商品结构数据，会计科目，供货商客户信息，部分、工厂、库房、车间信息等等归于可见信息，这些信息在手艺作业中也会用到。不可见信息如单据类型、库房性质、方案参数等，这些信息在手艺办理信息时是不会触及到的，它们会影响到体系核算。
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别的，根底数据预备的作业量大，以上各类信息的记载数从几个到几十万都有，而每条记载包含的字段又可多达上百个，两者的乘积简直是天文数字，一般形成项目延期的因素有90％来自于根底数据收拾。

数据的准确性是最主要的，根底数据是很多程序准确运转的根底，如物料方案和出产方案即是依据物料文件设定的提早期、库存量、BOM结构等核算得到的，假如其间任何一个数据与实践不符，方案成果就将没有任何指导意义。

恰是由于根底数据具有这些特征，从而形成了搜集预备作业量大、难安排，一般需求多个部分协调，投入的人力和时刻都对比多，收效周期长，因而阻力也是很大的。

为了协助公司更有效地施行ERP，下面谈一下怎么疾速、低成本、低过错率地完结根底数据预备。

第一步：断定作业规模
首要依据ERP项目规模断定哪些数据需求预备，然后断定参加部分和人员配备，进而断定作业方案，切记不可将一切作业只交给一个部分乃至一自个做，有必要对此项作业的困难程度有充分的知道。作业方案中还要留意安排定时的会议，以便利作业人员之间交流。

第二步：树立必要的编码准则
ERP软件对数据的办理是通过编码完结的，编码可以对数据进行仅有的标识，而且贯穿往后的查询和使用，树立编码准则是为了使后面的作业有一个可以遵从的准则，也为庞杂的数据断定了数据库可以辨认的仅有标识办法，所谓磨刀不误砍柴工，我们切不可急于求成，疏忽了这些主要的作业。

别的，编码准则的拟定归于公司级规范的树立，应当依照ISO9000的规范拟定和办理，特别关于量大的根底数据（如物料主文件的编码）有必要由多个部分一起断定方案。

第三步：树立公用信息
树立的公用信息包含公司、子公司、工厂、库房、部分、职工信息、钱银代码等基本信息。这些数据会在别的根底数据中被引证，而且数据量不大，可以使用较少的时刻和人力完结。假如收拾别的数据的时分发现短少公用信息再补的话，全体功率和进展会大打折扣。

第四步：BOM结构的断定（依据公司状况可选）
假如公司使用出产体系、方案或商品研制模块，BOM即是有必要的根底数据。这儿首要应当清晰原料到半成品、半成品到商品的级次联系，这步作业的难点是半成品设定的疑问。假如半成品设定层次少或层次不设定，往后的统计分析就不能细化；假如半成品设定多，就会大大添加数据量。假如遇到下列状况，那么半成品要设置编码办理：对半成品树立库存账、或许选用安全库存办理、半成品对外出售或用于售后服务，除此以外半成品尽量不必编码，也不必录入软件体系，BOM 每多一层，相应添加BOM数据量的一起还会添加物料信息的数据量，我自个的观念是尽量少的BOM阶次可以使这项作业处于可控状态。

第五步：搜集第一手材料，将本来的离散数据从不一样部分会集
在这些离散数据中，仅物料基本信息一项，字段就包含出产、收购、出售、库存、财政的信息。在这步中，应使用一致格式的表格在各个部分间穿插流通，让各部分将与自个有关的数据填入表格，完结后传递给下个部分，以此类推，直到完结此步作业。在作业中应留意传递的安排，传递途径需提早断定。为了确保工期，可以让不一样部分一起开端，然后穿插传递，或许一个部分完结一小部分后就传递给下个部分。一起，将每张宣布的表格一致编号（仅有），并在部分间交代时作好记载，这么不只可以操控进展，还能防止数据丢掉。

第六步：数据查看
（1）完好性查看：完好性即记载数量是不是完好。可以请公司中有经历的人员复查或核算一下总数，将其和历史数据对比。一起还要查看字段的完好性，一切的ERP软件都有有必要输入的字段，假如短少这些字段就会形成体系的不稳定，如物料的提早期、默认库房等。别的还有一些非软件请求的有必要输入的字段，对公司往后的事务和统计分析有用的字段也要列入查看规模，例如客户分类和所属区域等。
（2） 准确性查看：准确性的规模很广，这儿不做逐一阐明，可以由公司自个依据需求拟定查看准则。有些过错如会计科目是财物类型的，可是由于人为过错输入成负债类型的，再比方有的物料是收购来的，可是录入成自制件，这么的过错在体系上线前有必要发现并改正。
（3） 仅有性查看：数据的仅有性应当从两个角度查看，多见过错有多个什物编成同一个编码，假如往后录入体系，成熟的ERP软件会提示编码现已存在，并拒绝接受。一起一个什物对应多个编码的景象也有必要杜绝，这种过错ERP软件是发现不了的，有必要使用人工查找，不然在上线后会发作多个账务过错。

在改正过错的一起，要做好材料版别的操控，这个作业在多部分参加的数据收拾作业中尤为主要。从前有个客户，多个部分都在一起修正一份一样的材料，修正以后的文档中只要自个的一部分数据是准确的，别的部分数据仍是过错的。在录入数据时，不管以谁的数据为准都是不可的，有必要用准确的数据更换过错数据后进行兼并才行。由此可见，针对每类数据都应当设置担任部分和担任人员，每次修正后由担任人员将文档的版别更新，一起旧版别数据也要保留。这么做可将误操作的丢失降低到最小。

第七步：将数据录入软件体系
录入前应当将根底数据原始档案归档，关于以电子文档保留的数据，应当将数据备份好，并注明收拾人员、完结时刻和最终版别，假如是打印的纸介质，应当将其保留在专门的文件柜中，作为主要文档办理。

接下来的的录入作业是艰巨而单调的重复作业。一般的录入办法有手艺录入和使用东西导入这两种。这些办法各有利弊。
（1）一切软件都供给录入界面，可以调集人员将数据逐条录入，或许使用软件的仿制功用仿制类似的数据，然后进行要害字段的修正。这种办法对比安全，完善的ERP软件可在录入的一起主动查错，大多数前期未查出的过错可以在录入时被体系提示并制止录入，由此确保数据的准确性。这种办法的缺陷是作业量大，完结时刻和记载条数是倍数的联系。假如数据量不大，引荐使用此办法，安全、牢靠，过后查看作业量也小。
（2）假如项目组中有数据库高手，而且用人工录入在人力和时刻上都不能完结，可以选用直接导入数据库的办法，这么做的长处是功率高，完结时刻与数据表个数成倍数联系。缺陷是隐含过错多，不易查看，从前有个客户在上线几个月后发现有疑问，重复查看后发现是数据中有个字段空缺形成的，可是录入的数据是可以由体系主动填写默认值的。假如选用此办法，应当在前面的查看作业中设定严格的查看过程，特别在准确性查看中，对主要字段要逐一查看，这项作业可以使用各种软件技术辅佐人工进行。
（3）别的一种办法联系了以上两种办法的长处。从前有一个客户开发了一个程序仿照人作业业，基本原理是首要从电子表格中读一条记载的第一个字段（仿照人眼看数据的功用），然后在ERP录入界面中的相应字段录入该数据（仿照人手的操作），再次读下个字段，再次录入程序……此记载完结后转下一条记载。此办法使用程序的录入界面录入，承继了界面录入的过失功用，一起和数据导入比较，不需求人工干预，可以一天24小时的作业，速度也是很高的，不过需求高水平的程序员，至今还只见过一个客户成功选用过此办法。

第八步：体系检核
完结录入作业后依然不能完全放松，有必要再次查看，此时最佳的办法是使用软件程序测试数据，例如将数据库备份成一个新的数据库，将公司常用的流程在新数据库中做一遍，通过查看成果的准确性来验证根底数据的准确性。

在搜集和收拾这两个过程中，各公司依据自身职工的技术和专长，一般会用一些东西软件辅佐数据搜集和收拾作业，常用的有MS Excel、Access、FoxPro、SQL server等。使用东西软件不只能大大提高搜集和收拾的功率，更大的优势是可以查错，下几条简略指令就可以发现大多数过错，假如依托人工比对查看，所需的时刻和作业量都是公司无法接受的。

以上谈了ERP项目根底数据收拾的流程，具体项目还要在施行方参谋的指导下进行，别的准则的保证也要及时跟上，从前有公司在做数据收拾作业前，采用了施行方的建议，树立了奖惩准则，输入一条数据按0.02元核算，输入数据通过查看发现过错，扣0.04元，一条准则即提高了输入人员的积极性，一起也催促录入人员在录入的一起进行仔细的查看。

ERP根底数据预备这项作业的要点不是在数据自身，严密的方案和合理的安排才是完结这项艰巨作业的最佳手法。

何子元，神州数码办理体系有限公司ERP施行参谋。已从事7年ERP项目施行和售前作业，从前参加施行的项目有：华日家私、北新建材、福耀玻璃、广东利德电子、华鹤家私。从前独立施行的项目有：凌华集团、山东双轮集团。了解易飞ERP、MOVEX ERP、Scala ERP 等国内外软件。